Iedereen wil tegenwoordig “datagedreven werken”. De term vliegt je om de oren tijdens MT-vergaderingen, events en LinkedIn-posts. Toch blijkt in de praktijk: dashboards implementeren is makkelijker gezegd dan gedaan.
Want ja, een dashboard kopen of bouwen is één ding. Maar het écht laten werken binnen jouw bureau — zodat het gedrag, beslissingen en resultaten verbetert — is iets totaal anders.
In deze blog nemen we je stap voor stap mee in hoe jij als uitzender of detacheerder succesvol dashboards kunt implementeren. We bespreken de belangrijkste valkuilen én geven praktische tips waarmee jouw bureau wél resultaat boekt.
Een dashboard bouwen is één ding. Maar zorgen dat mensen het ook gebruiken? Dat is de echte uitdaging.
Waarom dashboards implementeren niet zomaar ‘een IT-project’ is
Veel bureaus starten enthousiast met een dashboardproject, maar onderschatten het veranderproces. Dashboards raken niet alleen je systemen, maar ook je gedrag en cultuur.
Een herkenbare situatie: het MT wil meer inzicht in performance, dus er wordt een Power BI-dashboard gebouwd. Drie maanden later kijkt niemand er meer naar. Waarom? Omdat er vooraf niet is nagedacht over waarom het dashboard nodig was en wat men ermee wilde bereiken.
Succes begint namelijk niet bij data, maar bij de vragen die je wilt beantwoorden. En waarom je deze vragen hebt. Begin met de vraag: wat blokkeert mij nu het meest om mijn (groei)doelstellingen te halen? En welke inzichten gaan mij helpen die obstakels te overkomen? Wil je weten waar kandidaten afhaken? Of welke klanten het meest rendabel zijn? Begin dáár, niet bij de grafieken.
Stap 1: Bepaal je doelen en KPI’s
Voordat je data gaat koppelen of grafieken gaat maken, moet je helder hebben wat je écht wilt meten. Pel je doelstelling af: om een bepaald doel te halen, welke KPI’s moeten dan verbeteren? En welke mogen juist niet slechter worden?
Voorbeeld: wil je de plaatsingsratio verhogen? Dan moet je kijken naar zaken als time-to-fill, conversie per fase en kwaliteit van sollicitanten. Als je deze KPI’s verbetert, volgt het hogere doel vanzelf.
Strategisch vs. operationeel dashboard
Een strategisch dashboard geeft inzicht voor directie en MT (bijv. omzet, marge, groei per klant). Een operationeel dashboard helpt recruiters of accountmanagers bij hun dagelijkse werk (bijv. aantal openstaande vacatures, kandidaten in proces, geplande gesprekken).
Let op dat je niet eindigt met “mooie grafieken zonder waarde”. Elk dashboard moet een duidelijke link hebben met een concreet doel die jullie als bureau nastreven.
Extra tip: kijk wat andere bureaus doen. Ontdek hun KPI’s, leer van hun fouten — en probeer niet steeds zelf het wiel opnieuw uit te vinden.
Succes begint niet bij data, maar bij de vragen die je wilt beantwoorden.
Stap 2: Zorg voor draagvlak in de organisatie
Dashboards hebben pas impact als mensen ze ook gebruiken. Betrek recruiters, accountmanagers en teamleads al vanaf het begin. Vraag hen: wat zou jij willen weten uit data om beter te presteren?
Wil je dashboards alleen op MT-niveau gebruiken, of juist ook operationeel? Dat maakt nogal uit voor de opzet.
Zorg in elk geval dat de business uitkomst glashelder is. Laat zien wat de resultaten zijn van de inzet van dashboards, en verbind dat aan de doelen van het team. Alleen dan ontstaat er draagvlak én actie.
Stap 3: Denk goed na over je datakoppelingen
Een dashboard is zo goed als de data die erin zit. Het juist ontsluiten van brondata is cruciaal. Koppel je ATS, backoffice en urenregistratie op de juiste manier. Eén foutieve interpretatie kan leiden tot verkeerde conclusies. En draagvlak verdampt direct als blijkt dat cijfers niet kloppen.
Hoe meet je bijvoorbeeld een plaatsing? Een eindstatus in het matchproces, een (voorlopige) plaatsing in het ATS of een administratief afgeronde plaatsing in het backoffice systeem? Daar moet helderheid over bestaan.
Veel bureaus beginnen met een simpele losse koppeling, bijvoorbeeld direct in Power BI. Later volgt vaak een datawarehouse en een datamart voor performance. Dat betekent vaak dat je alles drie keer opnieuw moet doen. Dus denk hier vooraf goed over na.
Gebruik waar mogelijk bestaande koppelingen. Dat bespaart tijd en voorkomt kinderziektes. Onderschat dit punt niet. Een bestaande / hergebruikte koppeling zorgt ervoor dat je nu sneller up and running bent. Een goede koppeling zorgt ervoor dat issues gevonden bij een andere partij, ook voor jou opgelost worden.
Stap 4: Start klein en schaal slim op
Begin niet met een compleet dashboard voor de hele organisatie. Start met één team of één business case die direct impact heeft. Een probleem waar collega’s echt wakker van liggen.
Bijvoorbeeld: 80% van je sollicitanten valt af na het eerste gesprek. Heeft dit te maken met een grote instroom van kwalitatief slechte kandidaten? Of wordt er té enthousiast afgewezen? Maak er een business case van: wat levert het op als je de afvallers terugbrengt naar 75%? Hoeveel extra plaatsingen, omzet en marge levert dat op? Boek je deze winst met het dashboard, dan zullen jouw collega’s enthousiast worden om het ook te gaan gebruiken. Beperk je jezelf tot één business case, dan raakt jouw team niet overweldigd door deze dashboards.
Vanwege de lage kosten van ‘plug and play’ dashboards, kan het een alternatief zijn om juist wel breed te beginnen op meerdere thema’s. Laat een klein handje vol mensen, bedreven in het werken met data, hiermee aan de slag te laten gaan. Laat hen grasduinen in de data en zaken die opvallen uitzetten binnen de organisatie. Ze sporen bijvoorbeeld de teamleider van recruiter A aan om te gaan kijken naar de opvallend langere doorlooptijden van zijn procedures. En geven bij de salesmanager aan dat het hen opvalt dat klant X maar zeer weinig van de kandidaten die we voorstellen ook uitnodigt voor een gesprek. Kunnen we die tijd en moeite niet beter in andere klanten steken, waar we gemakkelijker een kandidaat op gesprek krijgen?
Gebruik feedback om te verbeteren en deel succesverhalen. Als teams merken dat dashboards écht helpen, groeit het enthousiasme vanzelf. Probeer daarbij zo concreet mogelijk te zijn. Bijvoorbeeld: “Door de inzet van dit dashboard heeft vestiging Y de gemiddelde duur van haar procedures met 1,5 dag weten te verkorten, wat leidt tot 15% meer plaatsingen”.
Stap 5: Maak het gemakkelijk
Zelfs de beste dashboards hebben geen zin als niemand ze gebruikt. Maak het daarom dus zo gemakkelijk mogelijk om de dashboards te gebruiken. Een aantal praktische tips hiervoor:
- Integreer in het ATS. Recruiters werken de hele dag in systemen zoals Carerix, OTYS, RecruitNow, Tigris, Byner of Bullhorn. Integreer de dashboards op die plek, zodat ze inzichten en cijfers letterlijk op hun werkplek tegenkomen.
- Hang het dashboard aan de muur. Een groot scherm met realtime data in de kantoortuin werkt motiverend. Cijfers en inzichten zijn niet te negeren, gespreksonderwerpen ontstaan vanzelf.
- Stuur dashboards per mail. Wacht niet tot mensen zelf klikken maar push de inzichten naar ze toe met een periodieke update (bv. wekelijks of dagelijks).
Meer over dit onderwerp lees je in onze blog: Hoe zorg ik dat mijn recruiters, consultants of intercedenten mijn dashboards gaan gebruiken?
Veelgemaakte fouten bij dashboard-implementaties
Het implementeren van dashboards lijkt vaak een kwestie van “even bouwen en klaar”, maar de praktijk leert anders. We zien bij uitzend- en detacheringsbureaus vaak dezelfde valkuilen terugkomen. Je hebt een dashboard geïmplementeerd. Kosten noch moeite zijn bespaard. En nu? Het is stil. Herkenbaar? Mooi! Hieronder leeg je precies waar je op moet letten.
Te veel KPI’s willen meten
De verleiding is groot: als we dan toch bezig zijn, laten we álles maar inzichtelijk maken. Als een kind in de snoepwinkel, wordt de vraag “wat wil je op het dashboard zien”, beantwoord. Je begint met 4 kernzaken en voor je het weet staat er van alles op. Van sollicitaties tot telefoontjes, van klantbezoeken tot marges per intercedent. Maar als alles belangrijk is, is niets belangrijk.
Een goed dashboard helpt focussen. Begin dus met de paar KPI’s die écht het verschil maken voor jouw doel. Bijvoorbeeld: “meer plaatsingen per recruiter” of “kortere time-to-fill”. Pas als die staan als een huis, kun je verder uitbreiden.
Geen duidelijke eigenaar
Dashboards worden vaak “van iedereen” en daardoor van niemand. Zodra niemand zich verantwoordelijk voelt, verwatert het gebruik snel.
Benoem daarom een dashboard-owner: iemand die zorgt dat de cijfers kloppen, dat inzichten besproken worden en dat er ook écht iets met de data gebeurt. Dat hoeft niet per se een IT’er te zijn. Sterker nog: liever iemand uit de business, die begrijpt wat de cijfers betekenen voor de operatie. Hij/zij kan dan de link zijn tussen de business en de partij die de dashboards realiseert.
Geen actie op basis van data
Een dashboard kan nog zo mooi zijn, als het geen aanleiding is voor actie, dan heb je eigenlijk gewoon een digitaal schilderij aan de muur hangen.
We zien vaak dat teams wel naar cijfers kijken, maar niet weten wat ze ermee moeten doen.
Bijvoorbeeld: “We zien dat de conversie daalt… tja, interessant.” En dan gebeurt er niets.
Zorg dus dat dashboards gekoppeld zijn aan actiemomenten. Bijvoorbeeld:
- Wekelijkse teammeeting → bespreek 1 KPI en bepaal acties
- Maandelijkse review → evalueer trends, stel KPI’s bij
- Succes → vier het zichtbaar (ook dát versterkt datagedreven gedrag!)
Gebrek aan mandaat vanuit het management
Zonder steun van de top blijft het vaak bij een leuk experiment. Een dashboard werkt pas écht als het management er ook actief mee stuurt.
Dat betekent: cijfers gebruiken in overleggen, beslissingen baseren op data, en successen zichtbaar maken. Zodra medewerkers merken dat data serieus genomen wordt, volgen ze vanzelf.
Techniek boven gebruiksgemak stellen
Sommige bureaus verliezen zich in de technische kant. Dan is het ineens vooral een IT-feestje: datawarehouse hier, datamodel daar. Maar als het dashboard vervolgens niet intuïtief is, of te veel klikken kost om te openen, haakt de gebruiker af.
Recruiters en accountmanagers willen snel snappen wat ze moeten doen. Geen handleiding van tien pagina’s, maar direct inzicht.
Kijk dus bij elk nieuw dashboard door de ogen van de eindgebruiker:
- Is het logisch opgebouwd?
- Staat de belangrijkste info bovenaan?
- En vooral: nodigt het uit om er iets mee te doen?
Datagedreven succes vergeten te vieren
Het klinkt flauw, maar het helpt echt. Wanneer een team dankzij inzichten uit hun data beter presteert, bijvoorbeeld door 10% meer plaatsingen te realiseren, laat dat dan zien. Deel het in een weekoverleg, hang het op de muur (zonder dat het een digitaal schilderij wordt 😉 ) of stuur een korte interne update. Zo bouw je een cultuur waarin data niet voelt als controle, maar als hulpmiddel om beter te worden.
Conclusie
Succesvol dashboards implementeren binnen uitzendbureaus en detacheringsbureaus vraagt om focus, draagvlak en betrouwbare data. Begin klein, meet wat echt belangrijk is en zorg dat het dashboard leeft binnen je organisatie.
Wil je weten welke KPI’s andere bureaus gebruiken? Lees dan ook eens:
- Detachering KPI’s: de belangrijkste stuurinformatie voor detacheerders
- De 8 belangrijkste KPI’s voor bureaus in de arbeidsbemiddeling
Over de schrijver: Wouter Rosenkamp is mede-oprichter van RecBi, gespecialiseerd in dashboarding en BI binnen de arbeidsbemiddeling en recruitment.
