5 redenen waarom recruitmentbureaus geen Excel meer moeten gebruiken voor stuurinformatie

Gebruik jij nog Excel voor stuurinformatie (KPI’s)? Dit is een mooie oplossing om mee te starten, maar in het gebruik van Excel schuilen gevaren. In deze blog geven we partijen in de arbeidsbemiddeling 5 redenen om te stoppen met het gebruik van Excel voor het bijhouden van hun KPI’s.

1. Kost veel tijd

Dit is misschien het meest voor de hand liggende nadeel van het gebruik van Excel: er gaat heel veel tijd in zitten. Daarnaast is het ook periodiek terugkerend en repetitief werk wat vaak als ‘saai’ bestempeld wordt. En ook al valt de dagelijkse of wekelijkse handmatige invoer wel mee, als je dit jaren volhoudt is toch behoorlijk wat tijd verbrand aan het updaten van een Excel bestand. En zeg nou eerlijk, hoeveel tijd is jouw organisatie echt bezig met het updaten van deze Excel bestanden? Wordt jouw bestand na verloop van tijd groter? Dan wordt Excel ook steeds langzamer en duurt het steeds langer om jouw gegevens in te kloppen.

2. Foutgevoelig

Een fout maken is menselijk. Maar vooral bij repetitieve, saaie werkzaamheden zit een fout in een klein hoekje. Het overtypen van een getal gaat net even verkeerd of je plakt net een groot blok aan data één kolom te ver naar rechts. Alhoewel de fout snel gecorrigeerd kan worden, blijft deze vaak onopgemerkt. Dit kan weer serieuze gevolgen hebben voor de uiteindelijke uitkomst. Door een dergelijke fout kan het zijn dat jullie serieuze beslissingen nemen op basis van niet kloppende data.

3. Uitbreiding is lastig

Soms is al jaren geleden bedacht wat er in het Excel bestand gestopt wordt en wat eruit moet komen. Door de tijd heen veranderd echter de data-behoefte en zou je graag andere inzichten toe willen voegen. Grote kans dat het een inzicht betreft waar je data voor nodig hebt die je nog niet in je gigantische Excel bestand hebt zitten. Het is dan vrijwel onmogelijk om met terugwerkende kracht al deze data nog een keer toe te voegen. Hierdoor zit je gevangen in de keuze’s die jarenlang geleden gemaakt zijn en heb je niet de flexibiliteit om je dashboards mee te laten bewegen met de veranderende data-behoeften van de business.

4. Beperkte visualisatie mogelijkheden

Als alle data in Excel zit, is het gemakkelijk om daar een paar grafiekjes en cirkeldiagrammen overheen te leggen om de data tot leven te laten komen. Excel is een fantastische spreadsheet tool, maar het is geen primaire dashboard oplossing. Dit betekent dat het aantal visualisaties beperkt is en dat je niet altijd de beste visualisatie kunt kiezen die geschikt is voor het vraagstuk. Zeker als deze vraagstukken wat complexer worden.

5. Geen interactiviteit

Excel mist interactiviteit. Dashboards roepen vaak nieuwe onderliggende vragen op. Je ziet een trend in de data, maar waarom is dit dan? In Excel kun je niet doorklikken om de onderliggende data meer in detail te bekijken. Deze heb je nodig om de vervolgvragen te beantwoorden. Hierdoor kom je niet tot de kern van wat de data jou probeert te vertellen, waardoor je er niet alle toegevoegde waarde uithaalt. En dit is zonde! En als je dan toch écht een antwoord op deze vervolgvraag wilt, is het enorm veel werk om de benodigde data toe te voegen aan Excel (zie rede 3).

Wat is het alternatief?

Het alternatief is (online) dashboards die direct gekoppeld zijn aan jouw systemen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je ATS, backoffice pakket, urenregistratie tool, marketingpakket, etc. Als je dit real-time bij elkaar brengt in een datawarehouse en middels een dashboarding tool (bv. PowerBI of Tableau) visueel ontsluit, haal je de maximale toegevoegde waarde uit je data. Blijf dus niet langer hangen in Excel: zet de stap naar de volgende fase van het ‘data driven’ werken en til jouw organisatie naar het volgende niveau!

Even sparren?

Wij hebben al veel partijen binnen de arbeidsbemiddeling geholpen om de transitie te maken van Excel naar een online dashboarding omgeving. Mocht je hierover met ons willen sparren, neem dan contact met ons op of vraag een demo aan. We denken graag met je mee!