Steeds meer recruitmentbureaus willen sturen op data. Logisch ook: data helpt je om betere beslissingen te nemen, groei te versnellen en grip te houden op de dagelijkse operatie.
Maar zodra je écht datagedreven wilt werken, komt vroeg of laat de vraag op tafel: gaan we een dashboard zelf bouwen (inhouse) of nemen we een standaard dashboard van een externe partij?
In deze blog geven we een eerlijke vergelijking van beide opties. Geen verkooppraatje, maar gewoon: de feiten op een rij.
Wat houdt inhouse organiseren eigenlijk in?
- Data ontsluiten (30%): de juiste data uit je ATS, backoffice of boekhouding halen.
- Data opslaan (20%): zorgen dat die data veilig en gestructureerd staat.
- Data bewerken (40%): ruis eruit, definities gelijk trekken, berekeningen maken.
- Data visualiseren (10%): pas dan komt het dashboard zelf in beeld.
Het dashboard dat je ziet, is het topje van de ijsberg. Daaronder zit een berg werk die vaak wordt onderschat.
Waarom hobbyprojecten vrijwel nooit een goed idee zijn
Dashboards een beetje “erbij doen” klinkt onschuldig, maar het loopt zelden goed af. Voor structurele informatievoorziening is hobbyen namelijk gewoon geen goed idee.
Een serieuze business met serieuze doelen heeft een serieuze BI-aanpak nodig. Waarom?
1. Sturen op foute data is nog erger dan sturen zonder data.
Als de data niet klopt, neem je verkeerde beslissingen. En dat kan direct impact hebben op klanten, kandidaten of je marge.
2. Data verandert continu.
Je databehoefte vandaag is niet dezelfde als over zes maanden. Een hobbydashboard groeit daar niet in mee. Niet omdat het niet mogelijk is om deze aan te passen, maar omdat de fundamenten waarop de BI-infrastructuur gebouwd zijn niet flexibel genoeg zijn om mee te bewegen.
3. Afhankelijkheid van één persoon.
Wat als die ene collega met kennis van je dashboard een maand op Bali zit of ergens anders gaat werken? Dan ben je de continuïteit kwijt.
Sturen op foute data is nog erger dan sturen zonder data
Kortom: dashboarding is geen eenmalig klusje, maar een doorlopend proces. Daarom gaan we in de rest van deze blog uit van twee serieuze scenario’s: professioneel inhouse oppakken, of kiezen voor een standaard cloud dashboard.
Vergelijking inhouse vs. standaard dashboards
Laten we de belangrijkste verschillen eens op een rij zetten.
Afhankelijkheid
Inhouse: je bent afhankelijk van één of een klein team van BI’ers. Voor continuïteit heb je er eigenlijk al twee nodig — want als jouw ene BI’er uitvalt, wil je als organisatie wel verder kunnen.
Extern: je profiteert van een heel team met specialisten. Continuïteit is geborgd, ook als iemand ziek of met vakantie is.
Snelheid bij aanvang
Inhouse: je moet zelf alle koppelingen leggen, datastructuren leren kennen en infrastructuur opzetten. Dat kost tijd. Voordat inzetbare dashboards hebt, ben je al een behoorlijke tijd verder. Doorlooptijden van meer dan een jaar zijn geen uitzondering, omdat het vaak complexer is dan van te voren bedacht.
Extern: standaard dashboards zijn plug-and-play. De koppelingen bestaan al, de datastructuren zijn bekend. Je kunt dus binnen weken in plaats van maanden aan de slag.
Kosten
Veel bureaus denken: “Inhouse is goedkoper.” Maar dat valt vaak tegen. Naast loonkosten (BI-specialist, data engineer) heb je ook te maken met licenties, hosting, beveiliging en beheer. Maar wat vaak nog de grootste kostendrijver is: inefficiënte door te laag kennisniveau. Een BI’er die alleen opereert binnen een bureau heeft doorgaans niet alle facetten van deze kennis paraat. Hij gaat zelf dingen proberen. Heeft vaak geen collega om op terug te vallen of mee te sparren. Het resultaat is dat sommige zaken 2 weken duren, waar een specialist maar 2 dagen bezig zou zijn. Deze verborgen kosten lopen op jaarbasis flink op.
Externe partijen hebben schaalvoordeel: ze kopen infrastructuur, software en kennis in bulk in. Daarnaast combineren ze teams van meerdere specialisten, zodat er altijd een iemand beschikbaar is die perfect de betreffende taak uit kan voeren.
Pas bij een structurele BI-workload van 4 FTE of meer (dus een serieus BI-team) verdwijnt de inefficiëntie en wordt het inhouse goedkoper. Tot die tijd zijn standaard dashboards vrijwel altijd kostenefficiënter.
Tip: lees ook onze blog Wat kosten dashboards voor recruitmentbureaus? voor een uitgebreide kostenanalyse.
Meedenken & sparren
Een externe partij met ervaring in de recruitmentmarkt weet precies wat er speelt. Ze kennen de KPI’s, de systemen, de valkuilen. Je kunt dus sparren over de inhoud, niet alleen over de techniek. Daarnaast is de kans groot dat jouw vraagstukken ook al bij andere klanten opgelost zijn en deze kennis neemt een externe partij weer mee naar jouw project.
Inhouse BI’ers moeten die marktkennis vaak nog opbouwen — dat kost tijd en leergeld.
Wiel opnieuw uitvinden
Een standaard dashboard is gebouwd op basis van best practices. Veel voorkomende vragen (“hoe presteren mijn recruiters per week?”, “hoe ziet mijn funnel eruit?”) zijn al uitgewerkt en hoef je niet meer over na te denken.
Inhouse moet je alles van nul opbouwen. Je begint met een leeg canvas en vanuit daar moeten er nuttige dingen voor op het dashboard bedacht worden. Dat is leerzaam, maar ook tijdrovend en foutgevoelig.
Flexibiliteit behouden
Inhouse: je hebt volledige controle over de prioriteiten en planningen van jouw eigen BI team. Je bent dus flexibel in het schuiven hierin. Iets wat erg nuttig kan zijn als zich er plotselinge BI-behoeften opdoen.
Extern: de flexibiliteit is minder als je jouw dashboards extern afneemt. Er zijn wel manieren om dit effect te minimaliseren (vaste release-momenten en periodiek vaste ingeplande blokken), maar het is nooit zo flexibel als wanneer je het inhouse organiseert.
Schaalbaarheid
Inhouse: als je tijdelijk extra capaciteit nodig hebt op BI vlak, dan is het inhouse vaak lastig om dit op te schalen. Je hebt een vaste BI’er (of klein team) waar een bepaalde beschikbaarheid aanhangt en deze is niet gemakkelijk op te schalen bij een tijdelijke piek.
Extern: je schaalt moeiteloos op, want de leverancier heeft een pool van specialisten klaarstaan die voor jou ingezet kunnen worden.
Data bescherming
Inhouse: als je alles intern organiseert, vertrekt er ook geen data uit jouw organisatie. Dit kan voor het gevoel een voordeel opleveren. Echter, ook dan moeten er natuurlijk voldoende maatregelen genomen worden om de data te beveiligen. En heb je hiervoor dan wel de juiste competenties inhouse?
Extern: je moet vertrouwen op de leverancier. Zij gaan met jouw data aan de slag en zijn als verwerken verantwoordelijk voor de beveiliging hiervan. Zorg dat je hierover goede afspraken maakt, zoals een verwerkersovereenkomst en een geheimhoudingsverklaring.
Wanneer is inhouse tóch interessant?
Ik merk dat deze blogpost het extern uitbesteden in een goed daglicht zet. Dat lijkt – gezien onze eigen diensten – misschien bewust, maar dat is niet zo. Dit zijn werkelijk objectieve inzichten die wij op basis van onze ervaring verzameld hebben. Om het positieve van inhouse aan de andere kant extra te benadrukken: er zijn zeker situaties waarin inhouse organiseren de betere keuze kan zijn.
Bijvoorbeeld als je een groot bureau bent met 150+ recruiters, een eigen IT-afdeling, en een structureel BI-team van minimaal vier FTE. Dan kun je profiteren van maatwerk, directe controle en verregaande flexibiliteit in de jouw BI-omgeving.
Maar eerlijk is eerlijk: voor het merendeel van de recruitmentbureaus is dat overkill. De meeste bureaus hebben baat bij snelheid, continuïteit en best practices — en dat vind je vooral bij standaard cloud dashboards.
Conclusie: wat is beter voor jouw recruitmentbureau?
Inhouse klinkt aantrekkelijk: meer controle, maatwerk, eigen mensen. Maar in de praktijk blijkt het vaak meer gedoe, meer risico en hogere kosten dan gedacht.
Standaard dashboards zijn daarentegen:
- Sneller te implementeren
- Goedkoper in beheer
- Minder risicovol
- Beter schaalbaar
Kortom: voor de meeste recruitmentbureaus is een standaard dashboard de slimste keuze.
Wil jij jouw dashboards toch inhouse organiseren, zorg dan dat je het professioneel aanpakt. De stagiair of een financieel controller die het erbij doet is nooit een goed idee. Zorg voor een solide team, met de juiste competenties. Anders loop je het risico om pas na ruim een jaar een dashboard te hebben, welke dan niet helemaal is wat je voor ogen had. Of nog erger, de data blijkt niet te kloppen…
Over de schrijver: Wouter Rosenkamp is mede-oprichter van RecBi, gespecialiseerd in dashboarding en BI binnen de arbeidsbemiddeling en recruitment.
