Een dashboard kan er nog zo flitsend uitzien, maar als je recruiters het niet gebruiken, voegt het nul komma nul waarde toe. Zonde van de investering. En dat terwijl dashboards juist bedoeld zijn om slimmer en data-driven te gaan werken. De vraag is dus, hoe zorg je ervoor dat je team van recruiters, intercedenten, consultants of accountmanagers er écht mee aan de slag gaat? In deze blog delen we praktische tips die ervoor zorgen dat het dashboard voor recruiters geen bijzaak is, maar een vast onderdeel van hun dagelijkse werk. We delen praktijkervaringen, gebaseerd op de vele implementaties bij uitzend-, W&S- en detacheringsbureaus.
Een dashboard dat niet gebruikt wordt, voegt nul komma nul waarde toe.
1. Zet het dashboard daar waar recruiters al werken
De eerste drempel is vaak simpelweg toegang. Maak dit zo simpel mogelijjk. Recruiters zitten de hele dag in hun ATS-systeem zoals Carerix, OTYS, RecruitNow, Tigris, Byner of Bullhorn. Dus waarom zou je van ze vragen om ergens anders heen te gaan voor dashboards? Integreer je dashboard in het ATS, zodat ze de cijfers letterlijk voorgeschoteld krijgen op de plek waar ze al werken. Hoe minder klikken, hoe beter. Zo voorkom je dat het dashboard geen onderdeel van hun werkproces wordt en als “extra stap” voelt.
2. Hang je dashboard letterlijk aan de muur
Een wallboard – een groot scherm met realtime dashboards – doet wonderen voor de zichtbaarheid. Hang ‘m op een centrale plek in de kantoortuin, bij het koffieapparaat of langs de looproute naar het toilet. Recruiters komen er vanzelf langs en krijgen de cijfers spelenderwijs mee. Dat zorgt voor herkenning, gesprek en actie.
3. Stuur dashboards proactief per mail
Wacht niet tot een recruiter uit zichzelf gaat klikken. Push de informatie naar ze toe. Bijvoorbeeld met een wekelijkse of dagelijkse e-mail waarin een screenshot van het dashboard staat. Idealiter een geautomatiseerde mail die recruiters in één oogopslag de belangrijkste KPI’s laat zien. Daarmee wordt de data onderdeel van hun routine en hoeven ze nergens in te loggen. Enkel het mailtje openen is voldoende om de waarde van het dashboard te ervaren.
4. Houd het simpel, écht simpel
Niet iedereen is even goed met data en cijfers. Dus maak je dashboards zo intuïtief mogelijk. Denk aan duidelijke titels, een logische structuur, en geen overbodige toeters en bellen. Houd het kleurgebruik rustig, consistent en zorg voor een heldere visuele hiërarchie. Gebruik de juiste filters op de juiste plek zodat recruiters makkelijk zelf hun data kunnen vinden. Alles draait om het verlagen van mentale drempels: ze moeten in één oogopslag snappen waar ze naar kijken.
5. Laat zien waarom het dashboard ertoe doet
Een dashboard is geen doel op zich. Koppel de cijfers aan de concrete doelstellingen van de recruiter. Hoe helpt dit dashboard hen om hun doelen te bereiken? Denk aan het verbeteren van hun conversie, inzicht in klantkwaliteit of het sneller vullen van vacatures. Deel de visie achter het dashboard. Waarom is dit ontwikkeld? En hoe draagt het bij aan de bredere organisatiedoelen? Recruiters die beter mee worden genomen in het ‘waarom’, zullen ook eerder zelf aan de slag gaan met de dashboards.
6. Neem recruiters mee in je denkwijze
Verwacht niet dat iedereen direct snapt wat ze met de cijfers moeten. Leg uit hoe jij naar het dashboard kijkt. Wat valt jou op? Welke acties zou jij nemen? Laat in teamoverleggen of 1-op-1 gesprekken zien hoe jij conclusies trekt en acties koppelt aan de inzichten uit het dashboard. Denk hardop. Daarmee leer je anderen om ook inzichten om te zetten in actie.
Verwacht niet dat iedereen snapt wat ze met de cijfers moeten. Laat zien hoe jij ernaar kijkt.
Voorbeeld: zie je een lage conversie bij een klant? Bespreek dat. Wat zou jij doen als recruiter? Misschien een gesprek inplannen met de betreffende klant. Of het voorstel bij je manager opperen om minder aandacht te gaan geven aan deze klant. Door dat voor te doen, leer je recruiters het spelletje op de juiste manier spelen.
7. Maak het onderdeel van teamoverleggen
Gebruik dashboards tijdens weekstarts, dagstarts of business reviews. Analyseer samen de cijfers en bespreek waar het goed gaat, waar verbetering mogelijk is, en welke acties daaruit voortkomen. Door dashboards actief te gebruiken in gesprekken over de business, worden ze vanzelf belangrijker.
De ervaring leert dat wanneer hier in het teamoverleg structureel aandacht voor is, men dit vervolgens buiten het teamoverleg zelfstandig oppakt.
8. Focus ook op positieve cijfers
Het is verleidelijk om alleen problemen te signaleren. Maar successen zijn net zo belangrijk. Gebruik het dashboard op te laten zien waar het goed gaat en vier die momenten. Dat geeft energie en maakt het leuker om met data te werken. Denk aan: hoogste conversie, snelste plaatsing, meeste nieuwe kandidaten. Dit motiveert en stimuleert positief gedrag.
9. Laat het dashboard nooit los na livegang
Een succesvolle implementatie stopt niet na de eerste training of het mailtje met inloggegevens. Integendeel. Je zult er actief bovenop moeten blijven zitten. Plan periodieke check-ins, blijf vragen hoe het gebruik verloopt en blijf verbeteren. Geef ruimte voor feedback: wat werkt wel, wat niet? Wat mist er nog? Daarmee laat je zien dat je luistert.
Conclusie
Het succes van een dashboard valt of staat met adoptie op de werkvloer. Als recruiters, consultants en accountmanagers binnen jouw uitzendbureau of detacheringsbureau het dashboard niet gebruiken, mis je de meerwaarde. Dit geldt natuurlijk ook voor corporate recruiters en werving- en selectiebureaus. Met bovenstaande tactieken maak je van je dashboard een vast onderdeel van het dagelijks werk. Geen losstaand project, maar een tool die actief gebruikt wordt en die helpt om doelen te behalen.
Over de schrijver: Wouter Rosenkamp is mede-oprichter van RecBi, gespecialiseerd in dashboarding en BI binnen de arbeidsbemiddeling en recruitment.
