Klantcase: business Intelligence voor recruiters, sales en management bij Maandag IT

Maandag IT werkt veel samen met specialistische partners en ZZP’ers in de IT om hen aan mooie opdrachten te helpen. Als onafhankelijke intermediair, realiseerde Maandag IT de afgelopen 6 jaar vrij constant zo’n 30% groei per jaar. Op basis van deze resultaten zag ook 2020 er in het eerste kwartaal veelbelovend uit. Maar met de coronacrisis liep dit net even anders. De groei stagneerde en collega’s werkten ineens vanuit huis.


“Wij waren eigenlijk gewend om naar elkaar te roepen en die korte lijntjes zorgden voor goede resultaten”, vertelt Anne Willeboordse, oprichter van Maandag IT.


“Door het thuiswerken ontstond de behoefte aan meer, en vooral andere informatie. Ik vind het belangrijk om – juist in een crisis – inzicht te hebben, en te bieden aan collega’s in hoe het er financieel voor staat en welke inspanningen er gevraagd worden om tot bepaalde resultaten te komen.” Het grafisch weergeven van data was dan ook een logische vervolgstap voor Maandag IT. Vanuit deze behoefte werd er contact gezocht met Wouter Rosenkamp, oprichter en CEO van Recbi.


Van cijfers naar praktische BI

Wouter heeft de nodige ervaring opgedaan in de recruitmentbranche. Wat hij vooral miste tijdens zijn werk, was de mogelijkheid om datagestuurd te kunnen werken. Met de door hem opgedane kennis is hij gestart met het bouwen van dashboards. Vanuit hier werd Recbi opgericht. Naast het bouwen van dashboards lost Recbi ook graag complexere vraagstukken op, zoals het bouwen van klantspecifieke dashboards en het ontsluiten van data uit meerdere bronnen. Op deze manier kunnen zij het volledige proces van sollicitatie tot resultaat meten.


Een duidelijk plan

Om tot een duidelijk plan te komen wordt altijd eerst de vraag gesteld: wat wil het bedrijf bereiken en in hoeverre kan er gebruik gemaakt worden van het standaard pakket? Na meerdere meetings tussen Maandag IT en Recbi werd duidelijk dat er behoefte was aan een aantal maatwerk dashboards. Daarnaast wilde Maandag IT bepaalde inzichten verkrijgen voor de recruiters en salescollega’s zelf. Dankzij deze inzichten kunnen meerdere collega’s mee worden genomen in het proces en op basis van deze data kunnen nieuwe keuzes worden gemaakt.


Wat levert het op?

De data wordt nu vanuit verschillende bronnen bij elkaar verzameld. Hierdoor heeft Maandag IT beter inzicht in werkprocessen. Zo weten zij nu bijvoorbeeld welke medewerkers goed met elkaar kunnen samenwerken en kan men door de inzet van nieuwe teams efficiënter werken. Inmiddels hebben zij door de inzet van dashboarding nog meer belangrijke analyses kunnen doen, zoals:

  • Inzicht in het aantal aanvragen per recruiter en sales;

  • Inzicht in doorlooptijden (en dus welke aanvragen de focus moeten hebben);

  • Inzicht in welk specialisme en bij welk soort klant de kans op succes het grootst is.

Daarnaast kwamen ze erachter dat sommige klanten veel aanvragen hadden maar relatief weinig plaatsingen opleverde. Anne vertelt:


“Met deze info is een gesprek voeren met een klant en samen kijken naar de oplossing van enorme meerwaarde. Je zet samen met de klant in op een goede invulling van de samenwerking, daar horen ook opbouwende gesprekken bij over hoe het beter kan.”


Aan de muren van het kantoor van Maandag IT hangen tv-schermen waar de dashboards op worden getoond. In deze dashboards zien zij direct hoe ze er op dat moment voor staan. Op basis van de lopende plaatsingen zien zij de forecast, hoeveel vacatures ze in het beheer hebben, hoeveel intakes er zijn geweest/ingepland staan en zien zij een plaatsingsoverzicht met wie waar bij welke opdracht zit en tot wanneer.


“Dashboards aan de muur zijn niet voor competitie, maar geven live inzicht in wat speelt zodat we hierop gezamenlijk kunnen anticiperen”, aldus Anne.


“Natuurlijk plagen we elkaar wel eens over wat er op de schermen te zien is, maar dat zorgt er ook voor dat we elkaar kunnen helpen en simpele vragen stellen aan elkaar: hoe pak jij dit op en hoe kunnen we elkaar helpen?”


Wat kun je allemaal met deze data?

Het geeft een goede boost aan de datakwaliteit doordat we hier een specifiek ‘data-check dashboard voor hebben laten bouwen.. Met zuivere data kunnen we steeds beter die volgende stap zetten. De bonusstructuur is ook bepaald op deze data, die wordt uit de resultaten van de dashboards gehaald.”


Door het juiste gebruik van data is Maandag IT nu in staat om goede voorspellingen te maken. Welke aanvragen ontstaan in welke periodes, wat zijn de trends, welke aanvragen verdienen de focus, en hoe verhoudt zich dit tot de inkoopkant? Welke kandidaten zijn beschikbaar en start de sourcing hiervoor ook op tijd om goed te kunnen plannen? “Het mooie van dit product, is dat het ons al zoveel heeft opgeleverd in 10 maanden tijd. Als we straks langer onderweg zijn, zullen we trends kunnen gaan zien over meerdere jaren en kunnen we op basis daarvan beter anticiperen”, sluit Anne af.



Zelf ook aan de slag?

We kijken graag voor je wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen.


Wij danken onze partner Carerix voor het uitwerken van deze klantcase bij onze gezamenlijke klant.