We zien dat dashboarding steeds populairder wordt. Uitzenders, detacheerders en W&S-bureaus zien het als dé manier om grip te krijgen en processen te optimaliseren. Maar regelmatig krijgen wij vragen zoals:
- Welke recruitment dashboard oplossingen zijn er en welke is het goedkoopste?
- Welke risico’s zitten er aan mijn gekozen recruitment dashboard oplossing?
- Welke kosten zijn normaal wanneer ik als recruitment bureau begin met dashboarden?
- Welke factoren beïnvloeden die kosten?
In deze uitgebreide blog nemen we je mee in de verschillende oplossingsrichtingen én de kostendrijvers die erbij horen. En ondanks dat iedere situatie uniek is, delen we in deze post ook concrete bedragen zodat je een gevoel krijgt waar je aan moet denken.
Iedere situatie is uniek, maar er zijn wel ‘best practises’ die iedereen kunnen helpen in hun keuze’s
Waarom deze blog?
Veel bureaus vragen zich af wat dashboarding kost. Doordat het antwoord niet eenduidig is, is het lastig hierover iets te zeggen, maar in dit artikel gaan we daar zoveel mogelijk richting in geven. Welke zaken van invloed zijn op de prijsvorming en welke keuzes verborgen kosten en risico’s met zich meebrengen. Ons uiteindelijke doel is dat jiij als ondernemer de juiste keuze kan maken, wat die keuze ook is.
De kosten voor verschillende oplossingsrichtingen voor dashboarding
Als je met dashboarding aan de slag gaat, zijn er meerdere manieren om dit te realiseren. Hieronder zetten we 5 oplossingsrichtingen uiteen die we het vaakst tegen komen in de praktijk. Per oplossingsrichting gaan we in op de kostendrijvers en geven we een grove indicatie van de kosten die je kunt verwachten.
1. Standaard dashboard module van je ATS of back-office systeem
Dit is de eenvoudigste en goedkoopste oplossing. Je neemt een standaard dashboardmodule af van je bestaande softwareleverancier (ATS of backoffice) zoals HelloFlex, Easyflex, RecruitNow of Carerix. Vaak is het eenvoudig te activeren en in gebruik te nemen.
Kostenindicatie
- Éénmalige setup-kosten: Meestal laag (0-1000 euro), afhankelijk van hoe complex de inrichting is.
- Licentiekosten: Variëren van gratis tot ongeveer 250 euro per maand.
- Doorontwikkeling: Vrijwel niet. Updates zijn er af en toe, maar maatwerk of aanvullende wensen worden lastig.
Samenvatting
Voordelig en eenvoudig, maar weinig flexibel en minder geschikt als je verder wilt optimaliseren of specifieke wensen hebt. In een andere blogpost gaan we dieper in op de voor- en nadelen van deze dashboards. In deze post richten we ons puur op de prijs.
2. Standaard dashboard van een externe partij
Je kunt de standaard dashboards ook afnemen bij externe partijen. Deze partijen leveren kant-en-klare dashboards die gekoppeld worden aan jouw ATS en/of back-office.
Kostendrijvers
Aantal dashboards en modules
Hoe meer dashboards of modules je afneemt, hoe hoger de kosten. Hier heb je zelf de regie en kun je kiezen welke dashboards of modules je wel of niet nodig hebt. Ons advies hierin is om beperkt te starten. Start met je kernbehoefte. Vervolgens zul je al snel de vraag achter de vraag beantwoord willen hebben en bouw je datgene uit, waar je behoefte ook ligt. Zowel vanwege kostenbeperking, maar ook de simpliciteit van het implementeren als je met een beperkte set aan dashboards start.
Grootte van je organisatie
Meer interne medewerkers betekent meer data, meer hostingcapaciteit en licentiekosten. De grootte van jouw organisatie heeft dus invloed op de kosten. Vaak wordt dit gemeten op basis van het aantal interne medewerkers of aantal gebruikers dat je afneemt bij jouw ATS leverancier.
Aantal koppelingen
Het aantal bronnen waar de data vandaan moet komen. Enkel data uit jouw ATS is goedkoper dan dashboards waarbij ook data uit een backoffice systeem, Google Analytics of planningspakket moet komen.
Kostenindicatie
- Éénmalig: setupkosten circa 2000 euro
- Maandelijkse kosten: 500 tot 1500 euro, afhankelijk van bovenstaande kostendrijvers
Bij de meeste partijen zijn dit all-in kosten. Je bent direct klaar en volledig ontzorgd. Van hosting tot het doorontwikkelen van de dashboards, alles wordt geregeld. Het vooral consumeren en geen tijd kwijt zijn aan het technische aspect noemt men ook het full-service dashboard model.
Samenvatting
Aantrekkelijk voor organisaties die ontzorgd willen worden en geen gedoe willen met beheer en doorontwikkeling. Dit lijkt vaak niet de goedkoopste oplossing. Maar neem in ogenschouw dat doontwikkelingen en vragen onderdeel van het abonnement zijn. Je hebt dus geen onverwachte kosten. Zodat jij je bezig kunt houden met jouw core business.
3. Maatwerk dashboard door een dashboarding partij
Een partij ontwikkelt een dashboard volledig op maat voor jouw organisatie. Alles wordt specifiek ingericht op jouw wensen en processen. Je besteedt dit uit aan een partij die in alles voorziet om de oplossing werkend te krijgen en te houden.
Kostendrijvers
Complexiteit (wensen en eisen) van initële opdracht
Hoe specifieker je wensen, hoe meer tijd en geld het kost. Enkelen geven hier een vaste prijs voor af, waarvoor ze het ook gegarandeerd maken. In andere gevallen gebeurd dit op basis van inschatting of ‘open calculatie’ (zonder vaste prijs). Hierbij heb je vooraf enkel een inschatting, maar worden werkelijk gemaakte uren doorgerekend aan jou als klant. Deze kostendrijver is in de meeste gevallen vooraf goed in te schatten.
Onverwachte complexiteit en wensen
Tijdens de bouw van een dashboard kun je erachter komen dat het toch meer tijd kost dan van te voren gedacht. Dit kan grofweg twee redenen hebben:
- Jouw input is niet volledig geweest
Dit zien we in de praktijk het meest gebeuren, en dit is ook volledig logisch. Vooraf is het heel lastig om op de punt en komma nauwkeurig aan te geven hoe een dashboard moet werken en hoe KPI’s berekend moeten worden. Dan moet je het nadien laten verbouwen. En dat kost dan wederom geld. Omdat dit in vrijwel ieder project voorkomt, is het verstandig om met je leverancier hier op voorhand al afspraken over te maken. - De partij heeft te weinig ervaring met jouw business of jouw bronsystemen
Het is een risico als de partij geen of weinig ervaring heeft met jouw business als uitzender of detacheerder. Ook als er geen/weinig ervaring is met het ontsluiten van data uit het ATS of backoffice systeem dat jij gebruikt. Op het eerste oog denkt een generieke BI-partij vaak, hé joh, daar kan ik wel koppelen, ze hebben een API, geen probleem, die koppeling leggen we, halen data eruit en gaan we mee dashboarden.
Maar de praktijk leert dat het toch lastiger is dan dat men van tevoren inschat. De aanvullende rekening daarvan wordt uiteindelijk bij jou als klant weggelegd. Dat zorgt ervoor dat het uiteindelijke project een stuk duurder is en een veel langere doorlooptijd hebben.
Doorontwikkeling
Als je maatwerk hebt laten bouwen, dan vinden er geen wijzingen meer plaats totdat jijzelf hiervoor initiatief neemt. In de praktijk ga jij die behoefte hebben. In de praktijk gaan er zaken veranderen in jouw business, in jouw systeem, in de manier waarop je jouw systemen gebruikt of in de zaken die jij belangrijk vindt om te meten. Dit maakt het noodzakelijk om veranderingen in de dashboards door te voeren, zodat dit blijft aansluiten bij jullie manier van werken. Nadat je jouw maatwerk hebt afgerond, dien je dus ook ieder jaar een budget mee te nemen voor deze aanpassingen.
Hosting, licenties en data synchronisatie
Als je een dashboard gemaakt hebt, dan blijft het daar niet bij. Dit dashboard moet iedere dag (of zelfs meer frequent) worden voorzien van nieuwe, verse data uit de bronsystemen. Je zal licenties nodig hebben voor de visualisatie software die wordt gebruikt (bv. PowerBI of Tableau). Als jij maatwerk laat bouwen door een externe partij, dan wordt dit vaak voor jou geregeld. En los van het eenmalige bedrag betaal je dus een maandelijkse fee om ervoor te zorgen dat de dashboards actueel blijven. Hoe hoog deze fee is, hangt in de meeste gevallen af van de grootte van je organisatie, want dat zegt iets over de hoeveelheid data die jij hebt als organisatie en het aantal koppelingen dat nodig is om deze data uit de verschillende bronsystemen te trekken.
Kostenindicatie
- Éénmalig: 4000 tot 12.000 euro
- Doorontwikkeling: 2500 tot 15.000 euro per jaar
- Hosting: 200 tot 1000 euro per maand
Samenvatting
Volledig op maat, maar met risico’s zoals onvoorziene meerkosten en langdurige trajecten. Het gebrek aan domeinkennis en de invloed van veranderende wensen zijn kostenopdrijvend.
Het vervelende van deze keuze is dat de risico’s op voorhand altijd minimaal worden ingeschaald en dat de extra kosten pas aan het einde van het traject vallen. Vooral wanneer domeinkennis ontbreekt, is het geen uitzondering dat deze kosten tot 3 maal zo hoog uitvallen. Dan zit er al veel tijd en geld in het project en is het lastig om naar aanleiding van de extra kosten het project toch te annuleren. Dan denk je, ik gooi er nog een beetje extra in en dan is het wel goed. Echter, wij komen veel gevallen in de praktijk tegen waarbij meer dan een jaar op deze wijze ‘aangemodderd’ wordt. Hou hier dus rekening mee, wanneer je de bouw van jouw dashboards via deze methode aanvliegt.
4. Maatwerk dashboard door een ZZP’er
Vergelijkbaar met de dashboarding partij, maar dan uitgevoerd door een freelancer (of hele kleine partij). Minder overhead, maar ook minder ontzorging. Een kleinere entiteit die voor jou op maat een dashboard gaat maken, in bijvoorbeeld Power BI, Tableau of Click.
Kostendrijvers
Zie optie 3: Maatwerk gebouwd door een dashboarding partij
Als je het hebt over de initiële maatwerkkosten, de doorontwikkeling en onderhoudskosten, is dit exact hetzelfde als bij de optie hiervoor.
Hosting, licenties en data synchronisatie
Op dit punt zijn grote verschillen met de vorige optie. Waarom? Daar waar een partij jou volledig ontzorgt, bouwt een ZZP’er vaak in jullie eigen BI dashboard omgeving. Dat betekent dat je zelf een aantal dingen zal moet gaan regelen. Onder andere je data warehouse hosting (bv. in een cloud omgeving van Azure of Google). Daar zitten kosten aan verbonden waar je naar moet kijken. En dat heeft weer met hoeveelheid data te maken die er overheen komt.
Daarnaast heb je ook een ETL-straat nodig, waarbij je de data van punt A, bijvoorbeeld het ATS, naar punt B, jouw data warehouse brengt. Tevens dient deze straat ingericht en onderhoud te worden. Zeker als je werkt met een ZZP’er die geen concrete ervaring heeft met de bronsystemen waar jij mee werkt, kan 5 keer zoveel tijd kosten.
Ook heb je een stukje licentiekosten van jouw dashboarding-visualisatiesoftware, zoals bijvoorbeeld Power BI, Tableau of Qlik. Ook dit hangt weer af van wat voor type licenties je hebt, voor het aantal mensen er in de dashboards moeten kunnen kijken.
De uiteindelijke kosten hangen van veel factoren af. Ga je voor Tableau of ga je voor Power BI? Ga je je data warehouse in Azure doen of ga je het bij Google doen? Ga je je data één keer per week ophalen of ga je het elke uur verversen? Allemaal vragen die invloed hebben op de kosten.
Hoe hoog deze kosten uiteindelijk uit gaan vallen valt moeilijk te zeggen. Zelfs voor jullie zelf is dit, op voorhand, lastig te bepalen. Dat is één van de grotere nadelen van deze werkwijze: de kosten zijn van te voren niet exact duidelijk.
Let op: hierboven gaan we ervan uit dat je een professionele data straat gaat inrichten. In de praktijk zien we veel opdrachtgevers die met ZZP’er werken, die kiezen voor de ‘quick and dirty’ methode. Bijvoorbeeld de data direct in PowerBi laden, zonder datawarehouse. Deze keuzes zorgen er op termijn voor dat zij tegen de limieten aanlopen en zaken opnieuw moeten gebeuren, waarbij vaak de helft van de kosten opnieuw uitgegeven moet worden. Zet het dus direct goed op!
Verborgen uren
Of je standaard dashboard of maatwerk afneemt, een dashboarding partij ontzorgt je volledig. In deze optie (maatwerk door een ZZP’er) is dat niet het geval. Er zijn er vele uren nodig om alles aan de gang te krijgen en houden. Omdat deze uren vaak niet zo duidelijk bijgehouden worden, noemen we deze ‘verborgen uren’.
Als die licenties verlopen moet je zelf actie ondernemen en onderhandelen om de licenties te verlengen. Als er iets misgaat in de ETL flow, moet je dat zelf gaan regelen. Of zelf iemand aansturen om dat te gaan regelen (ETL: Extract, Transform, Load. Dat is een technisch begrip om de data uitwisseling tussen punt A en punt B). Met andere woorden, je hebt veel meer eigen beheer en daarmee dus ook meer verscholen kosten in dat beheer zitten.
Kostenindicatie
- Éénmalig: 4000 tot 12.000 euro.
- Doorontwikkeling: 2500 tot 15.000 euro per jaar
- Hosting: 300 tot 2.000 euro per maand
- Verborgen uren: 150 tot 750 euro per maand
Samenvatting
Afhankelijk van jouw organisatie grootte en welke competenties je intern hebt, kan deze optie een goede keuze zijn. In de praktijk kiezen bureaus voor deze optie omdat deze op het eerste oog goedkoper lijkt. De hosting, licentie en verborgen uren komen achteraf als een verrassing. Realiseer je dit, voordat je een keuze maakt. Onderschat niet hoeveel tijd en energie het kost om de benodigde koppelingen, data warehousing en technische infrastructuur voor jouw dashboarding up and running te houden.
5. In-house ontwikkeling
Je bouwt dashboards met een eigen medewerker. Een belangrijk element is hoe compentent de medewerker is. Daarnaast zijn profielen waarbij zowel het communicatieve, stylingsgevoel om het verhaal goed over te brengen als technische knowhow vrij zeldzaam. Heb jij voor deze rol een stagiair, iemand op finance die wel iets weet van PowerBI of een senior Data Engineer beschikbaar? Dat maakt nogal een verschil. In dit artikel gaan we uit van de meest voorkomende optie: iemand intern (bv. finance) die iets weet van PowerBI en het dashboard stuk naast zijn primaire rol erbij doet.
Kostendrijvers
Salaris en werkgeverslasten interne medewerker
De eerste en de meest voor de hand liggende kostenpost is de salariskosten van de desbetreffende persoon. En dan natuurlijk niet alleen het bruto loon wat deze persoon verdient, maar ook alle werkgeverslasten en andere kosten die bij een personeelslid komen kijken.Jij zal als uitzender of detacheerder prima in staat zijn om uit te rekenen wat de totale werkgeverslasten zijn van een specifieke persoon. Daarnaast geldt ook ‘één is geen’. Om de dashboarding goed te borgen heb je eigelijk ook een tweede medewerker nodig die deze taken oppakt.
Inefficiënte door te laag kennisniveau
Het kennisniveau van de betreffende medewerker heeft invloed op de totale kosten, in de vorm van ineffiëntie. Doordat de medewerker in kwestie vaak geen hele brede kennis heeft. Dus hij of zij gaat zelf op onderzoek uit. Gaat zelf dingen proberen. Heeft vaak geen collega om op terug te vallen of om mee te sparren. Het is gebruikelijk dat een doorgewinterde collega een paar keer per week -met dezelfde werkzaamheden- 2 uur in plaats van 2 dagen bezig is. Bekijk je dat op jaar niveau dan loopt dat fors op.
Wil je de inefficiëntie eruit halen, dan kun je kiezen voor scholing, coaching of consultancy bij een externe partij. Dan zijn deze kosten die je mee moet nemen in jouw plan.
Hosting, licenties en data synchronisatie
Je zult zelf een aantal dingen zal moet gaan regelen. Onder andere je data warehouse hosting (bv. in een cloud omgeving van Azure of Google). Daar zitten kosten aan verbonden waar je naar moet kijken. En dat heeft weer met hoeveelheid data te maken die er overheen komt.
Daarnaast heb je ook een ETL-straat nodig, waarbij je de data van punt A, bijvoorbeeld het ATS, naar punt B, jouw data warehouse brengt. Ook heb je een stukje licentiekosten van jouw dashboarding-visualisatiesoftware, zoals bijvoorbeeld Power BI, Tableau of Qlik. Ook dit hangt weer af van wat voor type licenties je hebt, voor het aantal mensen er in de dashboards moeten kunnen kijken.
De uiteindelijke kosten hangen van veel factoren af. Ga je voor Tableau of ga je voor Power BI? Ga je je data warehouse in Azure doen of ga je het bij Google doen? Ga je je data één keer per week ophalen of ga je het elke uur verversen? Allemaal vragen die invloed hebben op de kosten.
Hoe hoog deze kosten uiteindelijk uit gaan vallen valt moeilijk te zeggen. Zelfs voor jullie zelf is dit, op voorhand, lastig te bepalen. Dat is één van de grotere nadelen van deze werkwijze: de kosten zijn van te voren niet exact duidelijk.
Verborgen uren
Er zijn er vele uren nodig om alles aan de gang te krijgen en houden. Omdat deze uren vaak niet zo duidelijk bijgehouden worden, noemen we deze ‘verborgen uren’.
Als die licenties verlopen moet je zelf actie ondernemen en onderhandelen om de licenties te verlengen. Als er iets misgaat in de ETL flow, moet je dat zelf gaan regelen. Of zelf iemand aansturen om dat te gaan regelen (ETL: Extract, Transform, Load. Dat is een technisch begrip om de data uitwisseling tussen punt A en punt B). Met andere woorden, je hebt veel meer eigen beheer en daarmee dus ook meer verscholen kosten in dat beheer zitten.
Kostenindicatie
- Salaris en werkgeverslasten: 4.000 tot 10.000 euro per maand (o.b.v. fulltime)
- Inefficiëntie: 10% tot 40% van de kosten van de medewerker
- Hosting: 300 tot 2.000 euro per maand
- Verborgen uren: 150 tot 750 euro per maand
Samenvatting
Voordat je vaststeld of een inhouse oplossing interessant is, is het verstandig vast te stellen of je je wilt focussen op je kernkwaliteiten of hierme echt actief mee wil gaan zijn. Want half doen, levert verkeerde inzichten op en dus vooraal kosten geen baten. Het risico en daarbij alsmaar stijgen van kosten doordat het vooraf lastig was te doorzien moet je niet onderschatten.
Conclusie: kies bewust en kijk verder dan prijs alleen
Elke route heeft zijn prijs én valkuilen. Standaardoplossingen zijn goedkoper en voorspelbaar, maatwerk biedt maximale flexibiliteit, maar brengt risico’s en verborgen kosten met zich mee. In-house lijkt goedkoop maar wordt door inefficiëntie en scholing al snel duurder dan gedacht.
Kijk voor jouw keuze niet alleen naar de beste oplossing voor dit moment, maar ook voor in de toekomst
Onze tip: stel jezelf de volgende vragen voor je kiest:
- Hoeveel eigen tijd en kennis wil en kun je inzetten?
- Wil je volledig worden ontzorgd of alles zelf regelen?
- Zie jij BI en data als een eigen kerncompetentie? Of ligt jouw focus op jouw core-business en wil je door experts meegenomen worden in jouw dashboards?
Helaas is het niet mogelijk om op de euro nauwkeurig de kosten voor de verschillende oplossingen aan te geven. Het doel van deze post is om jou meer gevoel te krijgen bij de kostendrijvers die bij de verschillende oplossingen meespelen, zodat jij beter kunt bepalen welke het beste bij jullie organisatie past.
Over de schrijver: Wouter Rosenkamp is mede-oprichter van RecBi, gespecialiseerd in dashboarding en BI binnen de arbeidsbemiddeling en recruitment.
