Detachering is een vak apart. Waar in de uitzendwereld alles draait om veelal korte plaatsingen en hoge omloopsnelheid, focust detachering zich juist op langdurige opdrachten, projectmatige inzet en duurzame relaties. Dat betekent ook: andere stuurinformatie. Want bij detacheerders draait het niet alleen om het aantal plaatsingen, maar vooral om uren, uitnutting en marges.
Het stellen van goede KPI’s is daarbij onmisbaar. Ze geven grip op rendement, voorspelbaarheid en groei. Zonder goede KPI’s stuur je op onderbuikgevoel, en dat is in een markt die steeds competitiever wordt simpelweg te risicovol.
In deze blog lopen we door de belangrijkste KPI’s voor detacheringsbureaus heen — de cijfers die wij bij RecBi het vaakst terugzien in dashboards van onze klanten.
Zonder goede KPI’s stuur je op onderbuikgevoel, en dat is in een markt die steeds competitiever wordt simpelweg te risicovol.
Benuttingsgraad / uitnuttingspercentage
De benuttingsgraad (ook wel uitnuttingspercentage) laat zien hoeveel van de beschikbare uren van jouw professionals daadwerkelijk declarabel zijn.
Een simpel voorbeeld: stel, een consultant werkt 40 uur per week, waarvan 32 uur worden gefactureerd aan een klant. Dan is de benuttingsgraad 80%.
Dat klinkt misschien prima, maar die 8 uur niet-declarabele tijd kan flink aantikken — zeker als dat structureel gebeurt. Daarom is het belangrijk om te weten waarom uren niet declarabel zijn:
- Zit iemand (deels) op de bank?
- Is er tijd besteed aan opleiding of interne projecten?
- Of is er sprake van een (te) hoog ziekteverzuim?
Zicht op bankzitters (ook als dat slechts gedeeltelijk is) is cruciaal om marges gezond te houden. Een paar weken zonder opdracht kunnen het verschil maken tussen winst en verlies in een maand.
Brutomarge per uur
De brutomarge per uur is hét getal waar veel detacheerders op sturen. Het is het verschil tussen het verkoopuurtarief richting de klant en het inkoopuurtarief (het salaris, incl. werkgeverslasten, of de inhuurkosten van de professional).
Deze KPI laat zien hoe winstgevend je daadwerkelijk bent per plaatsing. Het is bovendien een mooie graadmeter om te zien:
- Waar verdien je het meest?
- Welke klanten of rollen leveren structureel minder marge op?
- En hoe ontwikkelt de marge zich over tijd?
Een stijgende brutomarge per uur is vaak het signaal dat je businessmodel gezonder wordt, mits de bezettingsgraad ook op orde is.
Verlengingspercentage opdrachten
Detachering draait om continuïteit. Nieuwe opdrachten binnenhalen is belangrijk, maar verlengingen zijn vaak nóg waardevoller.
Een hoog verlengingspercentage zegt iets over klanttevredenheid, stabiliteit en voorspelbaarheid. Bovendien scheelt het een hoop acquisitietijd.
KPI’s die je hierbij kunt monitoren:
- Percentage opdrachten dat wordt verlengd.
- Gemiddelde duur van plaatsingen.
- Reden van niet-verlenging (bijv. einde project, tarief, performance).
Kortom: een detacheerder met een hoog verlengingspercentage heeft een gezonder fundament dan één die continu moet jagen op nieuwe business.
Marketing: kosten per kwalitatieve kandidaat
Om te kunnen groeien heb je niet alleen klanten, maar ook goede professionals nodig. De KPI kosten per kwalitatieve kandidaat (CPQA, cost per qualified applicant) laat zien hoeveel je uitgeeft aan werving voor één passende kandidaat.
Worden jouw vacatures vooral ingevuld via dure jobboards? Of komt het grootste deel uit referral en organisch verkeer?
Hoe lager de kosten per kwalitatieve kandidaat, hoe schaalbaarder jouw organisatie groeit. Zeker in een krappe arbeidsmarkt is dit een KPI die steeds belangrijker wordt.
Aantal aanvragen/opdrachten en succesratio
Nieuwe aanvragen zijn de motor van je business. Maar hoeveel van die aanvragen weet je ook écht succesvol te vervullen?
- Hoeveel aanvragen komen er binnen per maand?
- Komt de groei vooral uit nieuwe klanten of juist bestaande klanten?
- En wat is de succesratio – dus het percentage aanvragen dat leidt tot een daadwerkelijke plaatsing?
Een lage succesratio kan wijzen op onrealistische tarieven, verkeerde profielen of te weinig focus in sales.
Omzet & marge
De klassiekers: omzet en marge. Ze geven een samenvattend beeld van je prestaties, zowel terugkijkend als vooruitkijkend.
Kijk niet alleen naar gerealiseerde cijfers, maar vooral naar de forecast. Wat wordt de verwachte omzet de komende maanden, op basis van lopende en te verlengen opdrachten? En hoe ver sta je dan nog af van de doelstellingen die je jezelf gesteld hebt?
Veel detacheerders kiezen er ook voor om deze cijfers inzichtelijk te maken per team of zelfs per accountmanager. Zeker als zij individuele omzet- en/of marge-doelstellingen hebben.
Een goed dashboard koppelt realtime data uit je bronsystemen, zodat je continu inzicht hebt in trends. Niet pas achteraf, als het te laat is om bij te sturen.
Geleverde input
Geen resultaat zonder input. Oftewel: je kan alleen voldoende output verwachten (plaatsingen, omzet, marge) als er ook voldoende input geleverd wordt door jouw team. Denk aan:
- Aantal new business afspraken.
- Aantal voorgestelde kandidaten.
- Aantal gesprekken bij klanten.
- Fieldmanagement bezoeken.
Deze KPI’s maken zichtbaar of teams genoeg commerciële activiteit genereren om de forecast ook écht waar te maken. Loop je in deze fase al achter? Dan kan je nu nog bijsturen, voordat het zichtbaar wordt in je commerciële resultaten.
Fieldmanagement
Goed fieldmanagement is goud waard. Regelmatig contact met je professionals en klanten voorkomt verrassingen. Het zorgt ervoor dat zo min mogelijk vroegtijdige stoppers hebt en een zo’n hoog mogelijk verlengingspercentage.
Belangrijke KPI’s:
- Aantal fieldmanagement bezoeken per maand.
- Trends bij de grootste klanten, zodat je op tijd bij kunt sturen op verlengingen
Medewerkerstevredenheid en verloop
Detachering draait om mensen. Hoe tevreden en betrokken jouw professionals zijn, bepaalt direct je succes. Ze blijven langer, hoeft minder nieuwe mensen te werven en de kwaliteit van jouw dienstverlening bij jouw klanten gaat omhoog.
Belangrijke KPI’s hierbij zijn:
- Verlooppercentage: hoeveel medewerkers verlaten je organisatie per kwartaal/jaar?
- Medewerker-NPS (Net Promoter Score): hoe waarschijnlijk is het dat een medewerker jouw organisatie aanbeveelt?
Een laag verloop en hoge NPS zorgen voor meer continuïteit én lagere kosten in werving.
Extra inspiratie: aanvullende KPI’s
Naast de “klassieke” stuurinformatie zoals benuttingsgraad, marge en verloop, zijn er nog een aantal aanvullende KPI’s die in de praktijk enorm waardevol blijken. Ze geven nét wat meer diepgang en helpen je om vroegtijdig trends te signaleren.
Aantal actieve plaatsingen
Het totaal aantal actieve plaatsingen vormt de ruggengraat van je huidige omzet. Door dit maandelijks te monitoren, zie je niet alleen of je business groeit, maar ook of er gaten in de planning ontstaan. Combineer deze KPI met forecast bezetting (zie hieronder) en je hebt direct grip op je pijplijn.
Forecast bezetting komende maanden
Een forecast bezetting helpt je vooruitkijken. Hoeveel professionals zijn de komende maanden nog aan het werk? En hoeveel opdrachten lopen af? Zo kun je vroegtijdig schakelen met sales, recruitment en fieldmanagement om nieuwe opdrachten te vullen voordat mensen op de bank komen. Detachering is immers het spel van voorspelbaarheid.
Aantal starters
Nieuwe starters zijn een gezonde indicator van groei — zeker als ze niet ten koste gaan van de bezetting elders. Door starters te koppelen aan herkomst (nieuwe klant vs. bestaande klant) of aanlooptijd (van aanvraag tot start) krijg je inzicht in de snelheid en efficiëntie van je operationele proces.
Verzuim
Verzuim lijkt soms een HR-KPI, maar heeft directe impact op je benutting en marge. Een paar procent extra verzuim kan flink doorwerken in de winstgevendheid. Door verzuim structureel te monitoren — en eventueel te koppelen aan medewerkerstevredenheid — kun je tijdig actie ondernemen, bijvoorbeeld via coaching of beter werk-fit management.
Geografische matching
Zorg ervoor dat je jouw medewerkerspool logisch in blijft zetten. Hou overzicht van welke medewerker waar zit, ten opzichte van zijn/haar woonplaats. Voorkom te veel inzet van medewerkers met lange reistijden om je medewerkers tevreden te houden.
Doorsnedes: waar de echte inzichten ontstaan
Een KPI op zichzelf vertelt iets, maar de échte inzichten ontstaan pas als je cijfers in context zet. Door KPI’s te vergelijken tussen verschillende dimensies binnen je organisatie, zie je direct waar de sterke en zwakke plekken zitten.
De échte inzichten ontstaan pas als je cijfers in context zet — dát is waar een goed dashboard in uitblinkt.
Veelgebruikte doorsnedes:
- Regio: Presteren sommige regio’s structureel beter qua marge of benutting? Misschien speelt de lokale markt, maar het kan ook te maken hebben met teamaanpak of klantportfolio.
- Functiegroep: Vergelijk bijvoorbeeld IT-consultants met finance-professionals. Waar liggen hogere marges, kortere doorlooptijden of meer verlengingen?
- Branche: In welke branches zitten de meest stabiele klanten of de beste marges? Zo kun je strategisch bepalen waar je meer focus wilt leggen.
- Opdrachtgever: Welke klanten zijn het meest rendabel? En bij welke zie je juist veel verloop of korte opdrachten? Deze inzichten helpen in accountmanagement en prijsstelling.
- Vestiging of teamlid: Vergelijk prestaties tussen vestigingen of consultants. Niet om af te rekenen, maar om te leren: wat werkt goed bij de toppresteerders en waar kun je verbeteren?
Waarom doorsnedes onmisbaar zijn
Met deze vergelijkingen maak je van ruwe data stuurinformatie met context. Je ontdekt bijvoorbeeld dat de benuttingsgraad landelijk prima lijkt, maar dat één team structureel onder presteert. Of dat een bepaalde accountmanager top draait, maar tegen lagere marges.
Door op dat niveau te analyseren kun je veel gerichter bijsturen. Met concrete acties per team of klant in plaats van generieke maatregelen.
En dat is precies waar een goed dashboard in uitblinkt: niet alleen data tonen, maar inzichten blootleggen.
Conclusie
KPI’s zijn het fundament van grip, voorspelbaarheid en groei in detachering. Ze maken zichtbaar waar het goed gaat en, nog belangrijker, waar nog winst te behalen valt. Bovenstaande lijst zijn de KPI’s die wij het meeste tegenkomen bij de detacheringsbureaus in onze klantenkring.
Over de schrijver: Wouter Rosenkamp is mede-oprichter van RecBi, gespecialiseerd in dashboarding en BI binnen de arbeidsbemiddeling en recruitment.
