Veel bureaus worstelen met dit probleem: het up-to-date houden van het CRM systeem. Jij, als manager, maakt afspraken met jouw team maar ze worden niet altijd nageleefd. Matchfases die niet actueel zijn, kandidaten zonder de juiste tagging of gesprekken die niet worden geregistreerd. Het gevolg: verkeerde stuurinformatie en frustraties. Eerst bij jou, daarna ook bij je team.

In de praktijk komen we deze situatie bij veel klanten tegen. Door de tijd heen hebben we een aantal manieren geleerd waardoor je dit kunt voorkomen.

1. Gebruik & deel de data

Het klinkt simpel. En dat is het ook. Op het moment dat klanten gebruik maken van onze dashboards en deze delen met hun team, zien zij “vanzelf” de kwaliteit van de data omhoog gaan. Het registratiedoel krijgt waarde. Onjuiste data zorgt direct voor een onjuist beeld. De bewustwording en registratiebereidheid neemt hiermee enorm toe. In de praktijk merken we dat deze stap vaak al voldoende is om 90% van de data-kwaliteit problemen op te lossen.

2. Hou het simpel

Gebruik je data niet? Vraag dan niet aan je team om het wel bij te houden. Dit klinkt logisch, maar in de praktijk komen we deze situatie regelmatig tegen. Registreer niet om het registreren, maar denk na over de toepassing ervan. Blijkt dan dat het de moeite waard is om iets te registeren? Hou het dan zo simpel en klein mogelijk. Is het bijvoorbeeld belangrijk om het tijdstip van een telefoongesprek op te nemen in de belnotitie of is de datum voldoende? Hoe minder je vraagt, hoe beter de adoptie zal zijn. Ga hier bewust mee om.

3. Neem iedereen mee in het ‘waarom’

Verschillende studies laten zien dat de intrinsieke motivatie van mensen om bepaald gedrag te vertonen vergroot als zij meegenomen worden in het ‘waarom’. Waarom moet dit geregistreerd worden? Waarom is dit belangrijk voor ons? En hoe gaat het mij en mijn collega’s helpen om beter te worden?

Rondom het registeren van acties in een systeem hangt vaak een zeker ‘Big Brother is watching you’-gevoel. Dat ‘controle door de baas’ de enige rede zou zijn dat er geregistreerd dient te worden. Op een uitzondering na, is dit nooit het geval. In de meeste gevallen dienen de registraties om verbetermogelijkheden te signaleren, trends op tijd te zien en successen te kunnen vieren. Zorg ervoor dat dit voor iedereen duidelijk is. Neem ze mee in jouw ‘waarom’.

4. Data check dashboard

Zelfs als je bovenstaande tips implementeert, is het realiseren van een 100% correct systeem een utopie. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt en zaken vergeten. Om deze laatste paar procenten ook dicht te lopen, zetten wij voor een aantal klanten een ‘Data Check Dashboard’ in. Hierop verzamelen we alle afspraken die gemaakt zijn, zodat er met 1 druk op de knop een 100% controle op alle dossiers in het ATS gedaan kan worden.

De regels die we in dit dashboard verwerken zijn maatwerk voor jouw processen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan:

• Iedere nieuw ingeschreven kandidaat dient een functiegroep geselecteerd te hebben
• Een match in een bepaalde fase, kan daar niet langer dan X dagen in blijven staan
• Aan een afgesloten vacature kan geen actieve matches meer gekoppeld zijn
• Een kandidaat met een actieve plaatsing, dient altijd één bepaalde status te hebben

Je kunt hierbij zo complex maken als je zelf wilt. Bijvoorbeeld: een bepaald veld bij een kandidaat dient gevuld te zijn als:

1. Deze tenminste 7 dagen oud is
2. Én deze tenminste 2 matches heeft die tenminste in fase Y zitten
3. Én de huidige status is X

Het dashboard laat vervolgens alle checks zien en markeert rood waar één of meerdere dossiers zijn die niet voldoen. Hij laat dan ook direct zien om welke dossiers het gaat. Zo wordt controleren en bijsturen eenvoudig.

Heb je behoefte om even te sparren over hoe dit probleem het beste binnen jouw organisatie opgelost kan worden? Neem dan contact met ons op, wij denken graag met je mee!