Je wilt meer datagedreven gaan werken met je recruitmentbureau. Logisch, want met data krijg je grip op je processen en spot je sneller verbeterkansen. Maar dan komt de vraag: hoe pak je dit aan? Een vraag die we dan ook vaak voorbij zien komen: kies je voor een standaard dashboard of laat je iets op maat bouwen?
In deze blog helpen we je met die keuze. We leggen de verschillen uit en geven we praktijkvoorbeelden. Allemaal gebaseerd op onze eigen ervaringen met het realiseren van zowel maatwerk als het implementeren van standaard dashboards voor uitzendbureaus, detacheringsbureaus en werving- en selectiebureaus.
Het dilemma: standaard dashboards of maatwerk?
De keuze tussen een standaard dashboard en maatwerk is er eentje die veel recruitmentbureaus bezighoudt. Beide opties hebben hun voordelen, maar ook hun beperkingen. Wat past het best bij jouw organisatie? Laten we eerst duidelijk maken wat we precies bedoelen met standaard en maatwerk.
Wat is een standaard dashboard?
Standaard dashboards zijn kant-en-klare oplossingen, specifiek ontwikkeld voor de arbeidsbemiddeling. Ze draaien in de cloud, hebben al koppelingen met bekende bronsystemen (zoals ATS’en, urenregistratie of backoffice-systemen) en worden continu doorontwikkeld door de leverancier. Ze worden aangeboden in een SaaS-model (Software as a Service): snel inzetbaar, betrouwbaar en kosteneffectief.
De grote kracht van een standaard dashboard zit in de snelheid, stabiliteit en datakwaliteit. De kinderziektes zijn eruit, er is goed nagedacht over de juiste KPI’s, en je kunt direct aan de slag. En dat alles met voorspelbare maandelijkse kosten.
Wat is maatwerk?
Kies je voor maatwerk, dan laat je een dashboard volledig afstemmen op jouw unieke wensen en processen. Dit kan op verschillende manieren: van het optuigen van een interne BI-afdeling tot het inhuren van een externe BI-specialist of bureau. Maatwerk is super flexibel, maar komt vaak met een langere doorlooptijd, hogere kosten en minder voorspelbare kosten.
Een maatwerk dashboard biedt de vrijheid om alles naar eigen hand te zetten: van de exacte datavelden tot de visualisaties en de styling. Maar die vrijheid komt met verantwoordelijkheid: jij bent degene die moet bedenken wat er nodig is, hoe het moet werken en hoe het onderhouden moet worden.
Vergelijking: standaard vs. maatwerk dashboards
Hieronder vergelijken we op een aantal belangrijke punten deze twee opties. Lees onder de afbeelding alle details.
Implementatiesnelheid
Standaard dashboards zijn vaak binnen 2 weken operationeel. Dankzij de eerdere ontwikkeling van de dashboards en de standaard koppelingen, ben je snel live. Je hoeft niet alles zelf te verzinnen of te testen.
Bij maatwerk ben je vaak maanden, soms zelfs meer dan een jaar bezig voordat je een eerste versie live hebt. Zeker als je alles vanaf nul opbouwt. Naast het daadwerkelijk bouwen, komen er nog meer aspectecten erbij kijken. Denk aan requirements opstellen, technische keuzes maken, testen, feedback verwerken, enzovoort.
Bij maatwerk ben je vaak maanden, soms zelfs meer dan een jaar bezig voordat je een eerste versie live hebt.
Kwaliteit en kinderziektes
Nieuwe software bevat altijd bugs. Standaard dashboards hebben de fase van kinderziektes al doorlopen. De leverancier heeft het product al bij tientallen bureaus uitgerold en draaien. De kwaliteit van de dashboards en de data zijn daarmee foutvrij.
Bij maatwerk doorloop je altijd deze fase. Verwacht dat je in de eerste maanden veel tijd kwijt bent aan het uitvoeren van controles, bugfixes, optimalisaties en aanpassingen die je van tevoren niet had voorzien. Regelmatig wordt dit proces onderschat.
Koppelingen met bronsystemen
Standaard oplossingen hebben vaak bewezen koppelingen met systemen als ATS, backoffice en urenregistratie. Ze weten hoe die data gestructureerd is, wat de valkuilen zijn en hoe je betrouwbare inzichten krijgt.
Bij maatwerk moet je die koppelingen zelf (laten) bouwen. Dat kost tijd, geld en technische & functionele kennis. Bronsystemen voeren regelmatig updates uit. Dit zorgt zo nu en dan ervoor dat je de data niet meer kan ophalen. Je zult zelf weer het initiatief moeten nemen om de koppeling te repareren.
Flexibiliteit en aansluiting op je processen
Maatwerk scoort hier natuurlijk het hoogst: alles kan precies zoals jij het wilt. Elk veld, elke berekening en elke visualisatie kan op maat gemaakt worden. Perfect als je unieke processen hebt of hele specifieke rapportages nodig hebt.
Standaard dashboards bieden minder flexibiliteit, maar zijn vaak al verrassend goed afgestemd op de processen in arbeidsbemiddeling. Mits je deze afneemt bij een gespecialiseerde spelen binnen de arbeidsbemiddeling. Ze zijn immers speciaal voor uitzenders, detacheerders en recruitmentbureaus gebouwd. Er is vaak ‘personalisatie’ mogelijk binnen de configuratie van deze standaard dashboards, maar dit gaat niet zo ver als een op maat gemaakt dashboard.
Doorontwikkeling en innovatie
Een standaard dashboard wordt door de leverancier doorontwikkeld. In een aantal gevallen wordt deze dashboards continu verder doorontwikkeld. Denk aan nieuwe inzichten, betere visualisaties of optimalisaties op de achtergrond. Deze worden dan zonder extra kosten toegevoegd voor alle klanten.
Door de volledige focus op de doorontwikkeling van de dashboards, zie je bij de standaard oplossingen vaak grotere innovatiestappen dan bij maatwerk.
Bij maatwerk gebeurt er niks tenzij jij actief erin investeert. Geen updates, geen verbeteringen, tenzij je daar tijd en budget voor vrijmaakt.
Let op: niet bij alle leveranciers van standaard dashboards wordt het product ook daadwerkelijk veelvuldig doorontwikkeling. Stel een potentiële leverancier altijd de vraag hoe vaak de dashboards worden voorzien van updates en nieuwe features.
Styling en branding
Maatwerk sluit visueel perfect aan op je huisstijl. Van kleurgebruik tot lettertypes en zelfs jouw eigen logo in een rapportage? Geen probleem.
Standaard dashboards zijn beperkt aan te passen. Vaak kun je wel je logo en kleuren toevoegen, maar je blijft gebonden aan de structuur en stijl van de leverancier.
Horizon verbreden
Standaard dashboards bevatten vaak meer dan je nu nodig hebt. Daardoor krijg je ook inzichten die je zelf nog niet bedacht had. Denk aan data over plaatsingsduur, conversieratio’s per fase of klantsegmentaties. Hierdoor kun je meeliften of KPI’s die voor andere bureaus al heel waardevol zijn, maar waar je zelf nog niet bij stilgestaan had.
Standaard dashboards bevatten vaak meer dan je nu nodig hebt. Daardoor krijg je ook inzichten die je zelf nog niet bedacht had.
Bij maatwerk krijg je alleen wat jij vooraf definieert. Dat is fijn als je precies weet wat je wilt, maar je loopt wel het risico dat je kansen mist waar jijzelf nog niet aan had gedacht. Leveranciers van maatwerk dashboards kunnen je hier uiteraard wel bij helpen, maar er bestaat altijd het risico dat je teveel met oogkleppen op aan het ontwikkelen bent.
Totale kosten en voorspelbaarheid
Standaard dashboards werken met een vast maandbedrag: voorspelbaar en overzichtelijk. Je weet waar je aan toe bent en kunt het eenvoudig opnemen in je begroting.
Maatwerk vraagt een grotere initiële investering. Het bouwen kost geld. Onderschat daarbij niet de interne uren die hieraan besteedt moeten worden. Na de oplevering komen er nog kosten voor hosting, onderhoud, beveiliging en updates.
Een belangrijk aspect bij maatwerk zijn de zogeheten “verborgen kosten”. Denk aan onderhoud van de infrastructuur, updates van databronnen, beveiliging, rechtenbeheer en compliance. Zaken waar je in het begin misschien niet aan denkt, maar die later veel tijd en geld kosten.
Bij standaard dashboards ligt deze verantwoordelijkheid bij de leverancier. Jij hoeft alleen maar gebruiker te zijn.
Wil je meer weten of de kosten van de verschillende opties voor het realiseren van jouw dashboards? Lees dan ook onze blog: Wat kosten dashboards voor recruitmentbureaus?
SaaS als trend
De afgelopen tien jaar is er een duidelijke trend richting SaaS-oplossingen. Voor ATS, CRM, boekhouding, HR en marketingtools zijn standaard cloudoplossingen al lang de norm. Bij dashboards loopt deze ontwikkeling wat achter.
Het voordeel van SaaS is duidelijk: schaalbaarheid, betrouwbaarheid en continuïteit. Met een focus op de recruitmentsector, heb je het gevoel van maatwerk zonder de nadelen ervan.
Conclusie: wat past bij jouw recruitmentbureau?
Wil je snel starten, betrouwbare inzichten en voorspelbare kosten? Dan is een standaard dashboard een uitstekende keuze. Je profiteert van bewezen oplossingen, snelle implementatie en doorlopende innovaties.
Wil je maximale flexibiliteit en heb je specifieke wensen die nergens anders beschikbaar zijn? Dan kan maatwerk de juiste weg zijn. Maar wees je bewust van de investering, risico’s en verantwoordelijkheid die daarbij komen kijken.
Bedenk goed wat je belangrijk vindt. Laat je keuze afhangen van je behoeften, ambities en capaciteit. Denk hierbij niet alleen aan de situatie van vandaag, maar ook hoe je verwacht dat deze in de toekomst gaat zijn.
Over de schrijver: Wouter Rosenkamp is mede-oprichter van RecBi, gespecialiseerd in dashboarding en BI binnen de arbeidsbemiddeling en recruitment.
